8 belangrijke softwarefuncties voor de Woo, waar op te letten?

8 belangrijke softwarefuncties voor de Woo, waar op te letten?

Bijna een jaar geleden is de Wet open overheid van kracht geworden. Alle in deze wet genoemde bestuursorganen moeten voldoen aan de in deze wet opgenomen verplichtingen rondom het passief en actief openbaar maken van informatie. Het uiteindelijke doel van de Woo is het op een digitale duurzame manier toegankelijk maken (=ontsluiten en vindbaar maken) van digitale documenten/informatie. Om dat doel te bereiken moet de gehele digitale informatiehuishouding van een bestuursorgaan daarop worden uitgelijnd: ontbrekende schakels moeten worden toegevoegd en niet optimaal werkende schakels verbeterd of vervangen. In het afgelopen anderhalf jaar heb ik veel gesproken met organisaties die bezig zijn met dit proces. Hieruit heb ik de volgende acht elementen gedestilleerd die belangrijk zijn bij het selecteren en implementeren van een goede softwareoplossing voor het Woo-vraagstuk.

1. Digitale dossiervorming en centrale opslag

Het belangrijkste aandachtspunt bij digitale dossiervorming is de ‘opslagvoorziening’ waar die digitale informatie wordt opgeslagen. Veelal worden die documenten nu opgeslagen in het magazijn van het gebruikte zaaksysteem en/of de taakspecifieke applicatie. Kijkend naar een optimale digitale informatiehuishouding wil je die documenten opslaan in een (Common Ground proof) centrale of decentrale opslagvoorziening. Daarmee borg je de beschikbaarheid van die documenten voor alle applicaties die dat document raadplegen, publiceren en/of duurzaam openbaar maken. Ook voor het behandelen van Woo-verzoeken is het van groot belang om de digitale dossiervorming daarvan direct goed in te regelen. Als u daar nog geen geschikte softwareoplossing voor heeft, raad ik u aan om die aan te schaffen en te implementeren.
Het is niet alleen voor algemeen gebruik belangrijk dat documenten eenduidig te benaderen zijn. Ook voor het effectief en efficiënt behandelen van Woo-verzoeken is het belangrijk dat een set documenten beoordeeld, gefilterd en geanonimiseerd kan worden. Niet alle zaaksystemen en taakspecifieke applicaties zijn hiervoor uitgerust. Mijn advies: kijk op voorhand goed naar de functionele behoeften voordat u het Woo-verzoeken proces implementeert in een al aanwezige applicatie.

2. Metadatering zaken en documenten

Het verzamelen en opslaan van zaken in een zaaksysteem en/of taakspecifieke informatie is belangrijk. Maar het wordt steeds belangrijker om tijdens het aanmaken, behandelen en opslaan van zaken en documenten meteen, en bij voorkeur geautomatiseerd, de juiste set aan metadata aan de zaak en/of het document toe te voegen. Voor generieke data (zoals zaaktype, documenttype en datums) lukt dat meestal wel maar om de Woo echt te laten werken, wordt veel meer metadatering gevraagd. Al bij het inrichten van zaaktypen en documenteigenschappen moet dus al worden nagedacht over welke specifieke metadata relevant is in het kader van de Woo. Dit  wordt vooral bepaald door de in hoofdstuk 3 van de Woo genoemde ‘categorieën van informatie'. We wachten nog op de set met relevante metadata per categorie van informatie. Gelukkig is KOOP bezig dit verder uit te werken.

Vanuit de opgedane ervaringen met het ‘vindbaar maken’ van overheidsinformatie is het echter nu al mogelijk om de belangrijkste metadata per informatiecategorie te benoemen. En het registeren daarvan goed in te regelen. Zo weet ik uit ervaring dat het zeer relevant is om bijvoorbeeld voor besluiten die worden genomen naar aanleiding van een ‘verzoek’ van een inwoner/organisatie eenduidig vast te leggen om welk product (= type vergunning) het gaat en voor welke ‘fysieke locatie’ dat verzoek is ingediend. Ik verwacht dat de behoefte aan relevante metadata om documenten beter vindbaar te maken nog verder zal toenemen naarmate we meer ervaring opdoen met het beschikbaar stellen van digitale overheidsinformatie. Dit blijft zeker voor de komende jaren een belangrijk aandachtspunt.

Om te voorkomen dat medewerkers deze metadata achteraf handmatig moeten toevoegen aan deze zaken en/of documenten is het essentieel dat alle gegevens, die worden verzameld en geregistreerd tijdens de reguliere behandeling van een zaak, zo worden opgeslagen dat ze daarna hergebruikt kunnen worden als metadata in het kader van het publiceren en openbaar maken van die zaken en documenten. Daarbij is het ook heel belangrijk dat die data, bij voorkeur eenduidig, wordt geregistreerd door gebruik te maken van vaste waardelijsten die worden geïmplementeerd in het gebruikte zaaksysteem en/of de taakspecifieke applicatie. Dat maakt het op een later tijdstip hergebruiken of vertalen van die waarden een stuk eenvoudiger.

De verwachting is dat alleen al op het vergunningenproces, voor een gemiddeld bestuursorgaan, één jaar werktijd kan worden bespaard als deze werkzaamheden zo effectief mogelijk worden geautomatiseerd.

3. Documentcreatie  

Tijdens het behandelen van zaken worden altijd documenten gegenereerd.  Het is belangrijk om tijdens het ontwerpen van documentsjablonen al na te denken over de vraag of de documenten die op basis van het betreffende sjabloon gegenereerd worden, direct geschikt zijn om openbaar te maken of dat deze na vaststelling alsnog geanonimiseerd moeten worden voordat deze openbaar gemaakt kunnen worden. Daarom ontwerpen steeds meer organisaties documentsjablonen zodanig dat de daarmee gegeneerde documenten direct geschikt zijn voor openbaarmaking. Als dat niet mogelijk is kun je ook overwegen om die documenten gelijk te voorzien van ‘digitaal leesbare’ markeringen zodat deze  achteraf alsnog op een eenvoudige manier, geautomatiseerd, geanonimiseerd kunnen worden.

4. Softwareoplossing voor het achteraf anonimiseren van documenten

Als ‘anonimiseren bij de bron’ niet mogelijk is, moet je documenten later in het proces anonimiseren. Maar in ieder geval voordat je ze openbaar maakt. Veel organisaties zijn daarvoor nu softwareoplossingen aan het testen of hebben die al geïmplementeerd. Wat ik als grootste aandachtspunt zie bij het selecteren en implementeren van een anonimiseringstool, is de integratie met het zaaksysteem en/of de taakspecifieke applicatie. Een aantal softwareoplossingen werkt volledig onafhankelijk van een ander systeem/applicatie. Andere oplossingen kunnen deels of volledig geïntegreerd worden in de gebruikte systemen/applicaties. Het integreren van de softwareoplossing in het proces voor het openbaar maken van informatie heeft heel veel voordelen. De medewerker kan dan, vanuit de context van de openbaar te maken informatie, eerst controleren of de informatie al geanonimiseerd is en -als dat niet het geval is- die actie direct uitvoeren met de daarvoor beschikbare anonimiseringstool. Daarnaast is het erg belangrijk om een geanonimiseerd document altijd als een (aan het brondocument gerelateerd) document op te slaan en als zodanig te kunnen herkennen.  Dat is nog niet altijd mogelijk maar is wel een belangrijk aandachtspunt. Het opslaan van een geanonimiseerd document als een nieuwe ‘versie’ van het bestaande document raad ik af. Dat gaat op termijn problemen veroorzaken omdat juridisch de ‘niet-geanonimiseerde versie’ van het document de enige rechtsgeldige versie is. En dat is dan weer relevant in het kader van archiefbeheer/overdracht /vernietiging e.d.

5. Tooling voor het wel of niet openbaar maken van informatie

Gelet op de resultaten van al uitgevoerde nulmetingen en proefprojecten verwachten veel organisaties veel tijd en aandacht te moeten besteden aan het selecteren van relevante zaken en/of documenten die in het kader van de Woo openbaar gemaakt moeten of mogen worden. Ik denk dat het mogelijk is om, op basis van de geregistreerde metadata, grotendeels geautomatiseerd vast te stellen welke gegevens (= zaken of een bepaalde set documenten uit een zaak) openbaar gemaakt moeten worden en welke gegevens een bestuursorgaan vrijwillig openbaar wil maken (of wat je juist niet openbaar wilt maken). Hierover nadenken bij het selecteren en implementeren van tools in het kader van de Woo is van groot belang en kan, direct of op termijn, veel tijd/geld besparen. Het integreren van een ‘wasstraat’, om te controleren of alle zaken en/of documenten die u openbaar wilt maken daar ook geschikt voor zijn, en het alsnog anonimiseren van documenten die nog niet geschikt zijn om openbaar te maken, is in mijn ogen een zeer belangrijke functie die niet mag ontbreken.

6. Portaal om de openbaar te maken informatie doorzoekbaar en vindbaar aan te bieden aan burgers en bedrijven

Uiteindelijk wilt u als bestuursorgaan alle voor openbaarmaking geschikte zaken en documenten op een gebruiksvriendelijke en duurzaam digitaal toegankelijke manier aanbieden aan een Woo-zoekportaal. Oorspronkelijk was het idee dat men alles aan zou kunnen bieden aan PLOOI, die vervolgens de openbaarmaking zou verzorgen inclusief de benodigde zoek- en raadpleegfunctionaliteiten. Door de aanpassing van de scope van PLOOI moet elk bestuursorgaan nu zelf een Woo-zoekportaal implementeren (zie ook mijn vorige blog over de verschillen tussen PLOOI en Woo-index).
Het voordeel van uw eigen Woo-zoekportaal is dat de informatie direct kan worden ontsloten vanuit de bron (er wordt dus geen kopie meer opgehaald die door PLOOI/KOOP wordt opgeslagen). Bovendien kunt u nu zelf bepalen via welke zoekingangen de gebruikers van het zoekportaal de openbaar gemaakte informatie kunnen vinden en raadplegen. Als u daar ook nog goede logging-functionaliteit aan toevoegt, verzamelt u tevens hele nuttige informatie over het zoekgedrag van de gebruikers van uw Woo-portaal. Die kunt u vervolgens weer gebruiken om de werking van het portaal te evalueren en te optimaliseren.

7. Functie/tool om te bepalen welke documenten/informatie doorgezet moet (en/of mag) worden naar PLOOI/Woo-index

Met het implementeren van een eigen Woo-zoekportaal bent u er nog niet. U moet (op grond van artikel 3.3b van de Woo) bepaalde in de Woo opgenomen ‘categorieën informatie’ verplicht aanleveren aan een “door Onze Minister in stand gehouden digitale infrastructuur’. KOOP is, in opdracht van de minister, bezig om de voorziening “Woo-index” te ontwikkelen. In de Woo staat dat elk bestuursorgaan straks wordt verplicht om aan te sluiten op deze Woo-index en die informatie aan te leveren die deze voorziening nodig heeft om haar rol te vervullen. Om te voorkomen dat u veel (onnodige) tijd moet besteden aan het aanleveren van informatie aan de Woo-index adviseer ik u om bij de aanschaf en implementatie van een Woo-zoekportaal rekening te houden met het aansluiten op de Woo-index. Dat is een logische functionele aanvulling op een Woo-zoekportaal en het automatiseren van die handeling moet (met eventueel een stukje aanvullende configuratie) functioneel haalbaar zijn.

8. Functie/tool om ervoor te zorgen dat openbaar gemaakte informatie weer wordt verwijderd zodra die informatie moet worden vernietigd (en of wordt overgedragen) in het kader van de archiefwet.

Als laatste moet u niet vergeten dat de archiefwet ook nog invloed heeft op het openbaar maken van informatie en dus ook op het Woo-zoekportaal en de aanlevering van informatie aan de Woo-index. Zodra een zaak en/of document, op grond van de archiefwet, moet worden vernietigd of wordt overgedragen naar een e-Depot, moet die informatie worden verwijderd van het Woo-zoekportaal en uit de Woo-index. Die relatie kan het best bewaakt worden als alle openbaar gemaakte informatie centraal beheerd wordt in een Common Ground proof opslagsysteem. Uitgaande van die architectuur kan, door middel van notificaties, geborgd worden dat verwijzingen naar vernietigde of overgedragen informatie worden verwijderd uit het Woo-zoekportaal en dat die wijziging ook wordt doorgegeven aan de Woo-index.

Hoe nu verder?

Ik hoop u met dit blog aan het denken te hebben gezet rondom alle relevante functionele aspecten die meespelen bij het succesvol inventariseren, selecteren en implementeren van de juiste softwareoplossing ten behoeve van de uitvoering van de Woo. Ik zie de implementatie van de Woo als een complexe keten die een goed doordachte softwareoplossing vraagt die het gehele ketenproces van intake, archivering en openbaar maken omvat. Die maximaal bijdraagt aan een steeds effectievere en slimmere informatiehuishouding voor overheidsorganisaties. Ik heb me bewust beperkt tot de belangrijkste functionele aspecten. Dus let er vooral op dat er, in uw specifieke situatie, nog andere relevante aandachtspunten kunnen zijn.

Mocht u naar aanleiding van dit blog specifieke vragen hebben, neem dan vooral  contact met me op. Ik ben benieuwd naar uw uitdagingen en hoe we elkaar daarin verder kunnen helpen!

Hans Pluimers