Van PLOOI naar Woo-index: welke gevolgen heeft dat voor u en uw organisatie?

Van PLOOI naar Woo-index: welke gevolgen heeft dat voor u en uw organisatie?

Bij de totstandkoming van de Wet open overheid (Woo) zijn wettelijke afspraken gemaakt voor het inrichten van een landelijk dekkend portaal zodat alle openbaar gemaakte informatie voor iedereen vindbaar is. In dit kader is KOOP vorig jaar heel enthousiast begonnen met het ontwikkelen van het Platform Openbare Overheidsinformatie (PLOOI).

Eind vorig jaar heeft het Adviescollege ICT-toetsing (AcICT) de minister van BZK echter geadviseerd om de ontwikkeling van PLOOI in deze vorm stop te zetten en eerst te investeren in een eenvoudiger variant. Die variant zou moeten bestaan uit een verwijsindex en een zoekfunctie.

Om een goede doorstart te maken heeft KOOP besloten om de opvolger van PLOOI een andere naam te geven. Dat heeft geresulteerd in de (voorlopige) werknaam Woo-index. De contouren van Woo-index worden op dit moment uitgewerkt en worden steeds scherper.

In dit artikel laat ik mijn licht eerst schijnen op de belangrijkste verschillen tussen de oorspronkelijke opzet van PLOOI en de voorgenomen opzet van Woo-index. Daarna ga ik in op de gevolgen die deze verandering heeft voor u en uw organisatie.

De belangrijkste verschillen:

1. De locatie waar documenten en metadata worden opgeslagen:

• Bij PLOOI was het de bedoeling dat elk bestuursorgaan (via een API) zowel digitale documenten als de bijbehorende metadata daadwerkelijk zou ‘uploaden’ naar PLOOI. Die data zou dan door PLOOI worden opgeslagen, verwerkt en beheerd.  Alle aangeleverde data zou vervolgens doorzoekbaar worden gemaakt door PLOOI en beschikbaar worden gesteld via het PLOOI-portaal. In dat plan was er dus sprake van een geheel eigen (PLOOI) dataset die geen enkele relatie had met de oorspronkelijke locatie van de openbaar gemaakte documenten/informatie. Het bestuursorgaan kon dan wel updates sturen naar PLOOI, maar er was geen sprake van een automatische synchronisatie van deze twee gegevensbronnen.
• Voor zover dat nu is uitgewerkt gaat Woo-index uit van het principe dat alle documenten en bijbehorende metadata bij het bestuursorgaan worden opgeslagen.  Het bestuursorgaan kan die databron dan (via een API) aanmelden bij Woo-index. Vervolgens analyseert en indexeert Woo-index de betreffende databron.  Het resultaat daarvan wordt opgeslagen in de Woo-index database.  Die bron wordt dan gebruik als basis voor het Woo-index zoekportaal.  Alle documenten/informatie blijft dus in beheer bij het bestuursorgaan.

2. De locatie waar het gezochte document daadwerkelijk wordt aangeboden aan de gebruiker:

• PLOOI ging uit van het principe dat een belanghebbende documenten en informatie zou zoeken op het PLOOI-portaal en dat de zoekresultaten ook worden getoond op dat PLOOI-portaal. Het document zou ook vanuit het PLOOI-portaal geopend en eventueel gedownload kunnen worden.
• Vooralsnog gaat Woo-index uit van het principe dat een belanghebbende via het Woo-index-portaal wordt doorverwezen naar het Woo-portaal van het bestuursorgaan. Een belanghebbende kan ook eerst zoeken in het Woo-index-portaal en zijn zoekresultaat raadplegen via een doorgeleiding naar het juiste Woo-portaal van het bestuursorgaan.

3. De mate van detaillering/finetuning van de zoekvraag door de belanghebbende:

• Bij de ontwikkeling van PLOOI was het de bedoeling om alle openbaar te maken documenten en de bijbehorende metadata te indexeren ten behoeve van het zoeken en vinden van relevante informatie op basis van zowel de aangeleverde metadata als op basis van het doorzoekbaar maken en indexeren van documenten. Zodat  een belanghebbende de relevante documenten/informatie in principe goed (en heel gericht op basis van metadata) kan doorzoeken en vinden.
• Vooralsnog gaat Woo-index uit van het verwijsprincipe en het kunnen doorzoeken van relevante lokale Woo-portalen op basis van een ‘google-zoekprincipe’. Daarmee kan een belanghebbende de meest relevante documenten/informatie veel minder gericht doorzoeken doordat de gestructureerde metadata niet wordt aangeleverd en dus ook niet kan worden gebruikt om heel gericht te zoeken naar bepaalde documenten/informatie.

Wat betekent de overgang van PLOOI naar Woo-index voor uw organisatie?

Bij de aanlevering van openbaar te maken informatie via PLOOI was het voldoende om alle relevante openbaar te maken documenten/informatie via de PLOOI-api aan te leveren. Het feitelijk opslaan, ontsluiten en presenteren van informatie werd door het PLOOI-portaal verzorgd.

Zoals de plannen voor Woo-index nu zijn uitgewerkt moet elk bestuursorgaan zelf een Woo-portaal inrichten en alle relevante documenten en informatie via dat Woo-portaal doorzoekbaar/vindbaar maken en ook daadwerkelijk raadpleegbaar aanbieden.

Daarnaast moet elk bestuursorgaan dat eigen Woo-portaal (via de Woo-index api) aanmelden bij het Woo-index-portaal zodat KOOP vanuit dat portaal kan doorverwijzen naar het lokale Woo-portaal van dat overheidsorgaan.

Conclusie

Door de keuze van de minister van BZK om te stoppen met PLOOI en die voorziening te vervangen door de Woo-index ontstaat er, informatietechnisch, een geheel nieuwe situatie voor alle bestuursorganen die op grond van de Woo hun documenten/informatie openbaar moeten of willen maken. Er is nu een daadwerkelijke noodzaak om per bestuursorgaan een Woo-portaal in te richten en dat Woo-portaal vervolgens aan te melden bij Woo-index.

De overgang van PLOOI naar Woo-index betekent dus significant meer werk voor uw organisatie. De nieuwe situatie heeft echter ook heel veel voordelen en maakt het mogelijk om informatie zodanig openbaar te maken dat belanghebbenden de aangeboden informatie ook optimaal kunnen doorzoeken en dus makkelijker vinden wat ze graag willen weten.

Er zijn diverse leveranciers die al druk bezig zijn met het ontwikkelen van Woo-portalen.  Visma Roxit uiteraard ook en wel als onderdeel van Rx.Open, haar procesapplicatie voor het openbaar maken van overheidsinformatie  Dit Woo-portaal is, in eerste instantie, bedoeld voor het openbaar maken van informatie vanuit de VTH-applicatie Rx.Mission en vanuit de Omgevingswet beleidssoftware Rx.Base. Rx.Open wordt echter ook doorontwikkeld om alle relevante documenten/informatie die wordt opgeslagen in een ZGW-API-proof opslagvoorziening te ontsluiten richting het Woo-portaal. En kan daarmee op termijn als gemeentebrede Woo-applicatie ingezet worden. Wilt u daarover meer weten, zie dan de pagina van Rx.Open.