Wet Open Overheid: Welke softwareoplossingen zijn er in de markt?

Wet Open Overheid: Welke softwareoplossingen zijn er in de markt?

Openbaar maken? Geen losse actie maar een bewust toekomstgericht duurzaam (stappen)plan. 

De Wet open overheid verplicht overheden om, naast het op ‘verzoek openbaar’ maken van informatie, bepaalde in de Wet genoemde ‘categorieën van informatie’ actief openbaar te maken. ‘Actief openbaar maken’ lijkt niet zo spannend. ‘Gewoon’ alle informatie en documenten via een webportaal ontsluiten. Maar er gelden hele duidelijke spelregels voor het openbaar maken van overheidsinformatie. Die spelregels staan in de Woo maar ook in andere wetgeving. In de Woo staat welke informatie ‘minimaal’ actief openbaar gemaakt moet worden. In de wet op privacy, de AVG, staat welke persoonsgegevens wel of niet openbaar mogen. Ook is er, in sommige werkprocessen, sprake van ‘vertrouwelijke documenten’ ingediend ter onderbouwing van een verzoek. Bijvoorbeeld als onderdeel van een vergunningaanvraag of subsidieverzoek. Die informatie mag niet ‘zomaar’ openbaar maar vraagt een redactieslag.

Aanvullend geeft de Woo overheden de ruimte om, naast de in de Woo aangewezen ‘informatiecategorieën’, zelf beleid op te stellen door extra ‘informatiecategorieën’ aan te wijzen om overheidsinformatie openbaar te maken voor die specifieke overheid. Soms met als doel om bewust meer informatie openbaar te maken, soms thema gerelateerd, om in de openheid en de dienstverlening naar inwoners en bedrijven transparanter te zijn.

Het ‘openbaar maken van informatie’ is dus feitelijk geen ‘losse actie’ maar een onderdeel (lees verlengstuk) van elk bedrijfsproces waarin overheden, op eigen initiatief of op verzoek, besluiten nemen en informatie produceren. Dit inzicht vraagt, voor de implementatie van de Woo, om een duurzaam en toekomstbestendig (stappen)plan. Wat begint met het belang om ‘grip’ te hebben op de informatie die uit alle werkprocessen komt en die u duurzaam openbaar wilt maken. Voor deze duurzame ‘grip’ op informatie (= zaken, documenten en metadata) is een helder beeld van de uiteindelijke opslagstructuur binnen uw organisatie van belang. Binnen de lokale overheid standaardiseren we op de ZGW-architectuur van Common Ground.

Het voor uw organisatie bepalen van de route hoe te komen tot deze ZGW-architectuur is een mooie eerste stap. Te beginnen bij een gefaseerde aanpak. Waar zit het Woo-volume per onderwerp? Voor zowel de Woo-Verzoeken als het actief publiceren? Wat kan handmatig en welke werkprocessen lenen zich het beste voor een geautomatiseerde ZGW-implementatie? Hoeveel Woo-verzoeken komen uit het vergunningverleningsproces en hoe verhoudt zich dat met de implementatie van de Omgevingswet, het ter inzage leggen van stukken? In de volgende blog gaan we hier dieper op in, voor nu richt ik me op de functionele behoefte van de Woo-voorziening: welke eisen en wensen zijn op de Woo-voorziening van toepassing en welke (deel)oplossingen worden er op dit moment in de overheidsmarkt ontwikkeld en aangeboden.

Welke functies zijn nodig om invulling te geven aan de behoefte die de Woo vraagt?

Om uw bedrijfsprocessen Woo-proof te maken en ervoor te zorgen dat de impact van de specifieke Woo-verplichtingen zo beperkt mogelijk is, zien we een volgende behoefte. 

• Een voorziening om Woo-verzoeken te kunnen behandelen en de voortgang van die behandeling kunnen bewaken;
• Een voorziening om van alle afgeronde werkprocessen (zaken) te kunnen beoordelen of het resultaat van dat werkproces (lees zaak) openbaar gemaakt moet worden. Op grond van de in de Woo opgenomen verplichtingen of op basis van eigen Woo-beleid/thema’s;
• Een voorziening om de openbaar te maken informatie, veelal als document, te kunnen controleren en, zo nodig, te kunnen anonimiseren;
• Een voorziening om de openbaar gemaakte zaken, documenten en metadata duurzaam te kunnen ontsluiten via een Woo-webpagina;
• Een Woo-zoekportaal met zoekfunctionaliteit om de openbaar gemaakte informatie te kunnen zoeken, vinden, raadplegen en downloaden;
• Een koppeling tussen de Woo-voorziening (de bron) en de landelijke Woo-index/DiWoo (voorganger PLOOI), hierna Woo-index genoemd. Om de openbaar gemaakte documenten zonder extra werk duurzaam te kunnen ontsluiten via de landelijke Woo-index.
• Keten functionaliteit om de archivering, vernietiging en/of overdracht van openbaar gemaakte informatie te ondersteunen.

Aan welke eisen zouden de aan te schaffen Woo-voorziening(en) moeten voldoen? 

• ​​De Woo-voorziening is duurzaam en toekomstbestendig. De opslag van zaken, documenten en metadata vindt plaats volgens de architectuurprincipes van Common Ground, de ZGW-architectuur;
• De Woo-voorziening past in de Common Ground (ZWG-API) architectuur;
• De Woo-voorziening sluit op basis van de Common Ground ZGW-architectuur aan op andere voorzieningen (zoals anonimiseren). Gegevens worden geproduceerd, opgeslagen en beheerd vanuit één bron, één waarheid.
• De leverancier geeft een heldere roadmap en toekomstvisie én beeld van de totale kosten (TCO) van de Woo-voorziening. Zowel op korte als lange termijn;
• De Woo-voorziening is samen met een actieve groep organisaties en gebruikers in (door)ontwikkeling en beheer;
• De leverancier van de Woo-voorziening is een ondertekenaar van het Common Ground groeipact;

Welke wensen zijn mogelijk relevant voor een aan te schaffen Woo-voorziening? ​​​​​​​

• De Woo-voorziening biedt de mogelijkheid op basis van eigen Woo-beleid/thema’s informatie openbaar te maken;
• De Woo-voorziening ondersteunt slimme filtering zodat alleen relevante informatie openbaar wordt gemaakt;
• Een Woo-voorziening om de openbaar gemaakte zaken, documenten en metadata duurzaam te ontsluiten via een API;
• Het Woo-zoekportaal ondersteunt context gerelateerd zoeken en vinden gepresenteerd via dossierlijsten en de kaart;
• De Woo-voorziening is een SaaS-dienst zodat u volledig wordt ontzorgd. Denk aan hosting, het maken van back-ups, technisch support, audits, e.d.;
• De Woo-voorziening is in ontwikkeling en beheer bij een organisatie die niet alleen software maakt maar ook ‘kennis van zaken en de Woo’ heeft;
• De Woo-voorziening is ontworpen en gebouwd op basis van strikte architectuureisen als het gaat om veiligheid (security-by-design), privacy-by-design, performance en beschikbaarheid.

Welke Woo (deel) oplossingen worden nu ontwikkeld en aangeboden? 

We onderkennen daarbij drie verschillende type oplossingen die in meer of mindere mate de Woo-werkprocessen volledig of deels ondersteunen;   

1. Integrale Woo-voorziening voor behandelen van Woo-verzoeken en actief openbaar maken 
2. Deeloplossingen voor het behandelen (en openbaar maken) van Woo-verzoeken 
3. Deeloplossingen voor het anonimiseren van documenten