Archiefbeheer

Module Archiefbeheer

Rx.Mission ondersteunt gemeenten, provincies, veiligheidsregio’s en omgevingsdiensten bij het zaakgericht samenwerken in het omgevingsdomein. Een applicatie die volledig is gebaseerd op de architectuur van Common Ground. In Rx.Mission wordt veel informatie verwerkt over zaken, processen en omgevingsobjecten. Met de nieuwe module Archiefbeheer onder Rx.Mission bieden we een oplossing waarmee deze informatie binnen Rx.Mission volgens de Archiefwet: 

• duurzaam wordt bewaard;  
• tijdig wordt vernietigd bij de bron; 
• wordt overgebracht naar een e-depot. 

​​​​​​​

​​​​​​​​​​​​​​Vernietigen bij de bron

U herkent het vast: het archiveren en vernietigen van data moet plaatsvinden in een centraal zaak- en documentmanagementsysteem. Maar hoe volledig is zowel het archiveren als het vernietigen van de data? Dat is het niet. Slechts een deel van alle relevante VTH-informatie kan via de zaak- en documentserviceskoppeling overgebracht worden. Veel belangrijke informatie komt daarbij niet mee. En na vernietiging blijft deze data wel achter in uw VTH-applicatie. Ook vergt dit werken met onvolledige informatie in twee systemen veel personele inzet. 

Daarom hebben wij een archiefoplossing die bij de bron, in Rx.Mission, data vernietigt. Rx.Mission zorgt dat zaken, conform het bewaarregime bij een vastgelegd resultaat, worden gearchiveerd. Nadat de bewaartermijn van een zaak is verstreken, zorgt de module Archiefbeheer ervoor dat zaken automatisch worden klaargezet op een vernietigingslijst. U kunt ook vernietigingslijsten handmatig aanmaken. Omdat de broninformatie altijd volledig beschikbaar is en omdat de archiveringsparameters vanaf het begin van de zaak worden opgeslagen, kan het opstellen van deze vernietingslijsten met een minimum aan personele inzet worden uitgevoerd. 

Rx.Mission ondersteunt u vervolgens bij het controleren en accorderen van vernietigingslijsten. Na goedkeuring worden in Fundament (de op Common Ground architectuur gebaseerde ZGW-onderlaag van Visma Roxit) de zaak- en documentgegevens vernietigd én vervolgens uit de specifieke dataopslag van  Rx.Mission de gerelateerde zaakgegevens. Hiermee bieden we een integrale oplossing die verder gaat dan bestaande archiefoplossingen die zich alleen focussen op vernietiging van data in een centraal zaak- en documentmanagementsysteem en niet in uw VTH-appplicatie. 

Overbrengen

De module Archiefbeheer, waarbij u zaken en documenten bewaart in Rx.Mission, biedt ook de mogelijkheid om een archief over te brengen naar een archiefdienst c.q. e-depot. U maakt eenvoudig overbrenglijsten aan, laat deze controleren en accorderen en de module Archiefbeheer brengt de data over naar een e-depot in een gestandaardiseerd formaat.

​​​​​​​

​​​​​​​​​​​​​​Klaar voor de toekomst

U bent geheel archiefcompliant met de module Archiefbeheer van Rx.Mission. Verder voldoet Rx.Mission aan de ISO-16175-1:2020 certificering en daarmee aan alle technische-, functionele- en veiligheidsvereisten.  

Ook een unieke kracht van de module Archiefbeheer is de vernietiging rechtstreeks bij de bron. Dit is mogelijk omdat zowel Rx.Mission als de module Archiefbeheer volledig zijn gebaseerd op de architectuur van Common Ground én gebruik maken van Fundament. Verder ervaart u geen complexe synchronisaties naar een centraal zaak- en documentmanagementsysteem, waarbij vaak een deel van de informatie verloren gaat. Met de module Archiefbeheer brengen we u weer een stap dichter bij de toekomst; een wereld waar u met applicaties in een Common Ground landschap data beheert en ook vernietigt.