MOOR Archiefbeheer
Het archiefwaardig opslaan, bewaren en indien van toepassing vernietigen van data en documenten bij besluiten.Het MOOR Platform® wordt door meer dan 280 Nederlandse gemeenten gebruikt voor de registratie en afhandeling van vergunning-, instemmingsaanvragen en meldingen van graafwerkzaamheden. Het platform bevat dus een rijke historie aan data en documenten. Met de module MOOR Archiefbeheer worden data en documenten bij vergunningen en meldingen archiefwaardig opgeslagen, bewaard en indien van toepassing vernietigd.
Volledige vernietiging, ook bij de bron
Veel gemeenten hanteren een centraal archief waarmee ze in staat zijn data volgens de gestelde eisen te kunnen bewaren en vernietigen. Maar is de vernietiging volledig? Afstemming, of in het beste geval synchronisatie, tussen het archiefsysteem en de taakspecifieke-applicatie (MOOR) is vaak omgeven door veel procedures of technisch zeer complex. Het gevolg hiervan is dat de aanwezige data in het archief vaak een kopie is van de in de bron aanwezige data. En feitelijk wordt alleen de kopie vernietigd, de data bij de bron blijft hiermee bestaan. Dit staat op gespannen voet met de Archiefwet. Wij erkennen dit probleem en lossen het op binnen MOOR Archiefbeheer door volledige vernietiging van de data, ook bij de bron.
Common Ground
Volgens onze ISO-16715-1:2020 certificering mag u minimaal alle technische, functionele en veiligheidsvereisten verwachten in de module MOOR Archiefbeheer. Verder vormt de Common Ground-architectuur op basis van ons eigen gedefinieerde ZGW-API’s, genaamd Fundament (de ZGW-onderlaag van Visma Roxit), de basis van MOOR Archiefbeheer en hiermee is de module toekomstbestendig.
Besparing door versimpeling van processen
U hoeft met MOOR Archiefbeheer geen kopieën meer van data te maken en stelt u de betreffende afdeling in staat hun eigen beheer te doen. Ook zijn er geen koppelingen met externe systemen benodigd. U bent in staat de interne processen met betrekking tot vernietigen sterk te vereenvoudigen en er hoeven geen (concept-) vernietigingslijsten meer uitgewisseld te worden tussen afdelingen. Hiermee wordt ook de DIV-afdeling in staat gesteld om toe te zien op het proces van archiveren, bewaren en vernietigen dan deels zelf uit te voeren.
Regie hebben binnen uw archief
Op basis van het zaaktype en resultaat wordt bij archivering de bewaartermijn vastgesteld. Wanneer het einde van de bewaartermijn van een specifiek dossier is bereikt, wordt deze automatisch klaargezet om opgenomen te worden op de concept-vernietigingslijst. Deze concept-vernietigingslijst wordt periodiek opgesteld en ter beoordeling aangeboden binnen MOOR. Dit gebeurt volledig automatisch.
U bepaalt zelf welke periode er gehanteerd wordt en wie hier toegang toe krijgt. Bij elke concept-vernietigingslijst heeft u de mogelijkheid om van individuele dossiers de bewaartermijn aan te passen. Na goedkeuring van de concept-vernietigingslijst wordt hiervan een verslag aangemaakt en wordt de gearchiveerde data vernietigd. Hiermee worden niet alleen de gearchiveerde documenten vernietigd, maar ook de in MOOR aanwezige (meta-) data. Alleen de geografie van het object (ligging van het tracé), het soort kabel/leiding en andere technische informatie blijven wel bewaard.
De te vernietigen objectgegevens bestaan uit:
- De door MOOR gegenereerde PDF’s van het besluit;
- Alle bijlagen en notities;
- Alle proces-, organisatie- en persoonsinformatie.
Voordelen van deze MOOR koppeling:
- Automatische archivering van besluiten
- Ontwikkeld op basis van Common Ground
- Compliant aan wet- en regelgeving
- Volledige vernietiging, ook bij de bron
- Besparing in tijd bij Informatievoorziening en DIV